Espace KO (« nous », « notre ») est un organisme à but non lucratif (OBNL) situé à Saint-Jean-Port-Joli, au Québec, qui exploite un espace de cotravail communautaire. Nous prenons au sérieux la protection de vos renseignements personnels et nous nous conformons à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, telle que modifiée par la Loi 25.
Cette politique vous explique quels renseignements nous collectons, à quelles fins, avec qui nous les partageons, combien de temps nous les conservons, et comment exercer vos droits.
1. Responsable de la protection des renseignements personnels
Le responsable est joignable à :
- Courriel : [email protected]
- Postal : Espace KO, 4A, de Gaspé Est (route 132), Saint-Jean-Port-Joli (Québec) G0R 3G0
Toute demande relative à vos renseignements personnels — accès, rectification, suppression, portabilité, retrait du consentement, plainte — doit être adressée à cette adresse. Nous y répondons dans un délai de 30 jours.
2. Renseignements que nous collectons
Lors de la création d'un compte
- Nom et prénom
- Adresse courriel
- Numéro de téléphone (facultatif)
Lors d'une réservation ou d'un paiement
- Date, durée et type d'espace réservé
- Mode de paiement (paiement en ligne par Square, virement Interac, paiement sur place)
- Pas de numéro de carte de crédit — les paiements en ligne sont traités directement par Square. Espace KO ne reçoit qu'un identifiant de transaction.
Lors de l'utilisation du site
- Témoin de session pour maintenir votre connexion (cookie de session, voir section 8)
- Journal des courriels qui vous sont envoyés (confirmations, rappels, reçus) — corps du courriel et statut de livraison
3. Finalités de la collecte
Nous utilisons vos renseignements uniquement pour :
- Gérer vos réservations, cartes de 10 accès et abonnements
- Vous envoyer les confirmations, rappels et reçus
- Répondre à vos demandes d'information
- Tenir notre comptabilité (obligation légale)
- Améliorer notre service en cas de problème (à des fins de diagnostic)
Nous ne faisons pas de marketing direct, de profilage automatisé, de revente de données, ni de partage avec des tiers à des fins commerciales.
4. Consentement
En créant un compte, en réservant un espace ou en effectuant un paiement, vous consentez à la collecte et à l'utilisation de vos renseignements pour les finalités décrites ci-dessus. Vous pouvez retirer ce consentement à tout moment en écrivant à [email protected]. Le retrait du consentement peut entraîner l'impossibilité de continuer à utiliser certains services.
5. Sous-traitants et transferts hors Québec
Nous faisons appel à quelques fournisseurs technologiques pour faire fonctionner notre service. Certains hébergent des données à l'extérieur du Québec. Avant chaque transfert, nous évaluons la nature des renseignements transférés, leur sensibilité, et les mesures de protection mises en place.
| Sous-traitant | Renseignements transmis | Emplacement | Finalité |
|---|---|---|---|
| Supabase | Profil, réservations, paiements (sans numéro de carte) | Canada (Montréal) | Base de données et authentification |
| Resend | Adresse courriel, corps des courriels transactionnels | États-Unis | Envoi de courriels (confirmations, rappels, reçus) |
| Square | Nom, courriel, montant, numéro de carte (traité par Square directement) | États-Unis (certifié PCI-DSS) | Traitement des paiements en ligne et sur place |
| Netlify | Aucun renseignement personnel stocké (hébergement statique du site) | États-Unis (CDN mondial) | Hébergement web |
6. Durée de conservation
| Type de renseignement | Durée | Justification |
|---|---|---|
| Historique des réservations et paiements | 3 ans après la dernière transaction | Obligations fiscales et comptables (Québec) |
| Profil utilisateur (compte inactif) | 5 ans après la dernière connexion ou activité | Permettre la reprise du compte par l'usager |
| Journal des courriels envoyés | 2 ans | Suivi des communications client |
| Registre des incidents de confidentialité | 5 ans | Exigence légale (Loi 25) |
Au terme de ces délais, les renseignements sont anonymisés ou supprimés. Vous pouvez demander une suppression anticipée à tout moment.
7. Vos droits
La Loi 25 vous garantit les droits suivants :
- Droit d'accès — obtenir une copie de vos renseignements
- Droit de rectification — corriger un renseignement inexact ou incomplet
- Droit à la suppression — demander que vos renseignements soient supprimés (sous réserve des obligations légales de conservation)
- Droit à la portabilité — recevoir vos renseignements dans un format technologique structuré et couramment utilisé
- Droit à la désindexation — demander la cessation de la diffusion d'un renseignement (si applicable)
- Droit de retirer votre consentement à tout moment
Pour exercer un de ces droits, écrivez à [email protected] en précisant la nature de votre demande. Nous pourrons vous demander de prouver votre identité (par exemple, depuis le courriel associé à votre compte). Nous vous répondrons dans un délai maximum de 30 jours.
Si vous estimez que notre réponse ne respecte pas la loi, vous pouvez déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec : cai.gouv.qc.ca.
8. Témoins de connexion (cookies)
Notre site utilise uniquement des témoins strictement nécessaires à son fonctionnement :
- Témoin de session Supabase — vous garde connecté après votre lien magique. Expire à la déconnexion ou après plusieurs semaines d'inactivité.
- Témoins de Square (sur leur domaine) — pendant le processus de paiement. Soumis à la politique de Square.
Nous n'utilisons pas de témoins de profilage, de publicité, de réseaux sociaux ni d'analytique tierce (Google Analytics, Meta Pixel, etc.). Aucune bannière de consentement n'est donc requise. Si nous décidions un jour d'ajouter un outil de mesure non essentiel, nous activerions un mécanisme de consentement préalable.
9. Sécurité
Nous protégeons vos renseignements par des mesures techniques et organisationnelles :
- Connexion par lien magique unique (pas de mot de passe à mémoriser)
- Communication chiffrée (HTTPS) sur l'ensemble du site
- Accès aux données restreint au strict nécessaire (Row-Level Security côté base)
- Comptes administratifs protégés par double authentification
- Sauvegardes régulières par Supabase (PITR 7 jours)
10. Mineurs
Notre service s'adresse à des personnes de 14 ans et plus. Nous ne collectons pas sciemment de renseignements concernant des enfants de moins de 14 ans. Si vous êtes parent ou tuteur et constatez que votre enfant nous a transmis des renseignements, écrivez-nous pour que nous les supprimions.
11. Modifications de la politique
Cette politique peut évoluer pour refléter des changements dans nos pratiques, des nouvelles fonctionnalités ou des évolutions législatives. La version en vigueur est toujours celle affichée sur cette page, datée en haut du document. Les modifications substantielles vous seront notifiées par courriel et/ou par bandeau sur le site.
12. Nous joindre
Pour toute question concernant cette politique ou la protection de vos renseignements personnels :
- Responsable de la protection : [email protected]
- Contact général : [email protected]